Annual General Meeting / Assemblée générale annuelle

The 2023 Softball New Brunswick Annual General Meeting will be held on Saturday, April 22nd 2023 at the Fredericton Inn (10:00am)

Members are invited to RSVP by April 17th, 2023. AGM documents will be emailed to registered members the week leading up to the meeting. In an effort to reduce paper consumption, we will limit the number of printed copies available, so please come with your own copy of the booklet or move to using a digital copy.

RSVP HERE

Notice of Motion Form

As per the Softball NB Constitution and Bylaws, any proposed change to the Constitution or Bylaws must be forwarded, in writing, to the Executive Director at executivedirector@softballnb.ca, no later than thirty (30) days prior to the start of the AGM. Deadline to submit is Thursday, March 23rd

 Voting Eligibility: 

1. Each member of the Board, per Bylaw 1:08 shall have one (1) vote each at all meetings, except any current SNB staff or appointed members.
2. Each registered team in good standing shall have one (1) vote each at each Annual General Meeting.
3. Each Registered League in good standing, whose teams are all members of S.N.B. Inc. shall have one (1) vote at the Annual General Meeting granted to the league designate.
4. Each elected director of a Regional Association is to have one (1) vote at Softball New Brunswick Inc.’s Annual General Meeting excluding Regional Umpire Associations. (See Umpires Constitution
   2:02)
5. Members 18 years of age or older and a member in good standing, ordinarily a resident in New Brunswick, shall be entitled to vote as per Bylaw Article 5

 Election Nominations Process

Any member in good standing, who are eighteen (18) years of age or older may be nominated for elections held during S.N.B. Inc. AGM. The member may submit a written nomination (letter/email) to the Softball New Brunswick Executive Director (or designate) for a candidate to be elected to the Board Directors. All nominations must be accompanied by a letter of approval from the individual being nominated. Notice of nomination and copy of the letter of approval must be submitted to the Executive Director (or designate) a minimum of fourteen (14) days prior to the Annual General Meeting. If no nominations are received fourteen (14) days prior to the Annual General Meeting, only then can nominations come from the floor, as long as the nomination is accompanied by a seconder. If the nominee from the floor is not present at the Annual General Meeting, he/she must submit written approval (letter or email) to the Executive Director (or designate) prior to the nomination from the floor to let their name stand for the election. 

Deadline to submit nominations is Saturday, April 8th, 2023.

Director and Officer Elections

1. Vice President (Two Year Term)
2. Timbits Softball Coordinator (Two Year Term)
3. Minor Female Coordinator (Two Year Term)
4. Slo-Pitch Coordinator (Two Year Term) 

2022 AGM Minutes

Annual General Meeting Agenda

1. Credentials
2. President’s Address / Land Acknowledgement
3. Approval of the Agenda
4. Reading of the Minutes of the Last Annual General Meeting
5. Business arising from the Minutes of the last Annual General Meeting
6. Financial Reports
7. Regional Coordinators Reports (1-8)
8. Technical Coordinators Reports
9. Executive Director
10. Old Business
11. Amendments to the Constitution
12. Notices of Motion(s)
13. New Business
14. Election of Officers
15. Adjournment

L'assemblée générale annuelle 2023 de Softball Nouveau-Brunswick aura lieu le samedi 22 avril 2023 au Fredericton Inn (10h00)

Les membres sont invités à confirmer leur présence avant le 17 avril 2023. Les documents de l'AGA seront envoyés par courriel aux membres inscrits la semaine précédant la réunion. Afin de réduire la consommation de papier, nous limiterons le nombre d'exemplaires imprimés disponibles, veuillez donc venir avec votre propre exemplaire du livret ou passer à l'utilisation d'une copie numérique.

RSVP ICI

Formulaire d'avis de motion

Conformément à la constitution et aux règlements de Softball NB, toute modification proposée à la constitution ou aux règlements doit être transmise, par écrit, au directrice générale à executivedirector@softballnb.ca, au plus tard trente (30) jours avant le début de l'AGA. . La date limite de soumission est le 23 mars.

Admissibilité au vote :

1. Chaque membre du conseil d'administration, conformément au règlement 1:08, dispose d'un (1) vote chacun à toutes les réunions, à l'exception du personnel actuel de SNB ou des membres nommés.
2. Chaque équipe inscrite en règle aura droit à un (1) vote chacune à chaque assemblée générale annuelle.
3. Chaque ligue enregistrée en règle, dont les équipes sont toutes membres de S.N.B. Inc. aura un (1) vote à l'assemblée générale annuelle accordé à la ligue désignée.
4. Chaque directeur élu d'une association régionale doit avoir un (1) vote à l'assemblée générale annuelle de Softball Nouveau-Brunswick Inc., à l'exclusion des associations régionales d'arbitres. (Voir Constitution des arbitres 2:02)
5. Les membres âgés de 18 ans ou plus et un membre en règle, résidant habituellement au Nouveau-Brunswick, ont le droit de voter conformément à l'article 5 du règlement.

Processus de nomination aux élections

Tout membre en règle âgé de dix-huit (18) ans ou plus peut être mis en candidature pour les élections tenues pendant la période S.N.B. Inc. AGA. Le membre peut soumettre une nomination écrite (lettre/courriel) au directrice générale de Softball Nouveau-Brunswick (ou son représentant) pour un candidat à élire au conseil d'administration. Toutes les candidatures doivent être accompagnées d'une lettre d'approbation de la personne mise en candidature. L'avis de mise en candidature et une copie de la lettre d'approbation doivent être soumis au directrice générale (ou à la personne désignée) au moins quatorze (14) jours avant l'assemblée générale annuelle. Si aucune candidature n'est reçue quatorze (14) jours avant l'assemblée générale annuelle, ce n'est qu'alors que les candidatures peuvent venir de l'assemblée, pourvu que la candidature soit accompagnée d'un secondeur. Si le candidat de l'assemblée n'est pas présent à l'assemblée générale annuelle, il doit soumettre une approbation écrite (lettre ou courriel) au directrice générale (ou à la personne désignée) avant la nomination de l'assemblée pour que son nom se présente à l'élection. .

La date limite pour soumettre les candidatures est le samedi 8 avril 2023.

Élections des administrateurs et des dirigeants

1. Vice-président (mandat de deux ans)
2. Coordonnateur du softball des Timbits (mandat de deux ans)
3. Coordonnatrice féminine mineure (mandat de deux ans)
4. Coordonnateur de la balle lente (mandat de deux ans)

 Ordre du jour de l'assemblée générale annuelle

1. Crédits
2. Discours du président / Reconnaissance des terres
3. Approbation de l'ordre du jour
4. Lecture du procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle
5. Affaires découlant du procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle
6. Rapports financiers
7. Rapports des coordonnateurs régionaux (1-8)
8. Rapports des coordonnateurs techniques
9. Directrice générale
10. Vieille affaire
11. Amendements à la Constitution
12. Avis de motion(s)
13. Nouvelle entreprise
14. Élection des officiers
15. Ajournement